Compreendendo a abordagem de processo
A abordagem de processo é uma maneira poderosa de organizar e gerenciar as atividades de criação de valor para o cliente e outras partes interessadas.
As organizações são muitas vezes estruturadas em uma hierarquia de unidades funcionais. As organizações são normalmente geridas verticalmente, com responsabilidade para as saídas destinadas a ser divididas entre as unidades funcionais.
O cliente final ou outra parte interessada nem sempre é visível para todos os envolvidos. Consequentemente, os problemas que ocorrem nos limites da interface muitas vezes são dadas menos prioridade do que os objetivos de curto prazo das unidades. Isto leva a pouca ou nenhuma melhora para o interessado, como as ações são geralmente centradas sobre as funções, em vez de na saída pretendida.
A abordagem de processo introduz gestão horizontal, atravessando as barreiras entre as diferentes unidades funcionais e centrar a sua unificação com os objetivos principais da organização.
O desempenho de uma organização pode ser melhorada através da utilização da abordagem de processo. Os processos são gerenciados como um sistema, através da criação de uma rede e entender dos processos e suas interações.A operação consistente desta rede é muitas vezes referida como a "abordagem sistémica" para a gestão.
As saídas de um processo podem ser entradas para outros processos e interligadas para a rede global ou sistema.
Implementando o processo de abordagem:
A metodologia seguinte para implementação pode ser aplicada a qualquer tipo de processo. A seqüência de passos é apenas um método e não se destina a ser prescritivo. Algumas etapas podem ser realizadas simultaneamente.
Identificação de processos da organização
1º Passo: definir o objetivo da organização.
O que fazer?
A organização deve identificar os seus clientes e outras partes interessadas, bem como as suas exigências, necessidades e expectativas para definir saídas destinadas a organização.
Como?
Reunir, analisar e determinar ao cliente e outras exigências interessados, e outras necessidades e expectativas. Comunique-se freqüentemente com os clientes e outras partes interessadas para garantir a compreensão contínua de seus requisitos, necessidades e expectativas.
Determinar os requisitos para gestão da qualidade, gestão ambiental, saúde e segurança ocupacional, gestão de risco empresarial, responsabilidade social e outras disciplinas de gestão do sistema que serão aplicadas dentro da organização.
2º Passo: definir as políticas e objectivos da organização
O que Fazer?
Com base na análise dos requisitos, necessidades e expectativas, estabelecer as políticas da organização e seus objetivos A alta gerência deve decidir quais os mercados a organização deve abordar e desenvolver as políticas pertinentes.
Como?
Com base nessas políticas, a administração deve, então, estabelecer objectivos para as saídas destinadas (por exemplo, produtos, desempenho ambiental, saúde ocupacional e de desempenho de segurança).
3º Passo: determinar os processos na organização
O que fazer?
Determinar todos os processos necessários para produzir os resultados pretendidos.
Como?
Determine os processos necessários para atingir os resultados pretendidos. Esses processos incluem a Gestão de Recursos Realização, e Mensuração, Análise e Melhoria.
Identificar todas as entradas e saídas do processo, juntamente com os fornecedores, clientes e outras partes interessadas (que pode ser interno ou externo).
4º Passo: determinar a sequência dos processos
O que fazer?
Determinar como o fluxo de processos em sequência e interacção.
Como?
Definir e desenvolver uma descrição da rede de processos e sua interaction.Consider o seguinte:
- O cliente de cada processo,
- As entradas e saídas de cada processo,
- Quais os processos que estão interagindo,
- Interfaces e quais são suas características,
- Tempo e sequência dos processos de interação,
- Eficácia e eficiência da seqüência.
Nota: Como um exemplo, um processo de realização que resulta em uma saída, tal como produto entregue a um cliente, irá interagir com outros processos (tais como a gestão de medição, e de monitorização, e os processos de fornecimento de recursos).
Métodos e ferramentas, tais como diagramas de blocos, matriz e fluxogramas pode ser usado para apoiar o desenvolvimento de seqüências de processo e suas interações.
5º Passo: definir propriedade do processo
O que fazer?
Atribuir responsabilidades e autoridade para cada processo.
Como?
A gerência deve definir papéis e responsabilidades individuais para assegurar a implementação, manutenção e melhoria de cada processo e suas interações. Essa pessoa é normalmente referida como o "dono do processo".
Para gerenciar as interações do processo, pode ser útil estabelecer uma "equipe de gerenciamento de processos", que tem uma visão geral em todos os processos, e que inclui representantes de cada um dos processos de interação.
6º Passo: definir a documentação do processo
O que fazer?
Determinar os processos que devem ser documentados e como eles devem ser documentados.
Como?
Existem processos dentro da organização e da abordagem inicial os quais devem ser limitados a simplesmente em sua identificação e gerenciar-los da maneira mais adequada.
Não existe um "catálogo", ou lista de processos, que tem que ser documentado. O principal objetivo da documentação é o de permitir a operação consistente e estável dos processos.
A organização deve determinar quais os processos devem ser documentada, com base no:
- O tamanho da organização e seu tipo de atividades,
- A complexidade de seus processos e suas interações,
- A criticidade dos processos, e
- A disponibilidade de pessoal competente.
Quando é necessário para os processos de documentos, um número de métodos diferentes podem ser utilizados, tais como representações gráficas, instruções escritas, listas de controle, fluxogramas, meios visuais, ou métodos electrónicos.
Planejamento de um Processo
1º Passo: Definir as atividades dentro do processo
O que fazer?
Determinar as atividades necessárias para atingir os resultados pretendidos do processo
Como?
Definir os insumos necessários e saídas do processo. Determinar as atividades necessárias para transformar as entradas para as saídas necessárias.
Determinar e definir a seqüência e interação das atividades dentro do processo. Determine como cada atividade será realizada. Em alguns casos, o cliente pode especificar a forma como o processo deve ser realizado.
2º Passo: definir o monitoramento e os requisitos de medição.
O que fazer?
Determinar onde e como a medição e monitoramento devem ser aplicados,
tanto para controle e melhoria dos processos como para as saídas de processos pretendidos. O monitoramento é sempre aplicável, mas a medição pode não ser praticável ou mesmo possível. No entanto medição fornece dados mais objetivos sobre o desempenho do processo e é uma poderosa ferramenta de gestão de melhoria. Determinar a necessidade de registrar os resultados.
Como?
Identificar as medidções e critérios de monitoramento para controle de processo e desempenho do processo, para determinar a eficácia e a eficiência do processo, tendo em conta factores como:
- -Conformidade com os requisitos,
- A satisfação do cliente,
- Desempenho dos fornecedores,
- Tempo de entrega do produto,
- Taxas de insucesso,
- Resíduos,
- Os custos do processo,
- Frequência de Incidentes.
3º Passo: Definir os recursos necessários
O que fazer?
Determinar os recursos necessários para o funcionamento eficaz de cada processo.
Como?
Exemplos de recursos incluem:
- Recursos humanos,
- Infra-estrutura,
- Ambiente de trabalho,
- Informação,
- Os recursos naturais,
- Materiais,
- Os recursos financeiros
4º Passo: Verifique se o processo e suas atividades contra os seus objetivos planejados.
O que fazer?
Confirme que as características dos processos são consistentes com o propósito da organização.
Como?
Verifique se todos os requisitos identificados são satisfeitos. Se não, considere que atividades adicionais do processo são necessários e devolver o 1º passo novamente para melhorar o processo.
Continua parte 2……………Implementando e medindo os processos
