Quantas reuniões você assistiu recentemente? E quantas realmente alcançaram o seu propósito?
Será que essas reuniões chegaram ao seu propósito ou nunca realmente chegaram a algum lugar? As pessoas não prestaram atenção, olharam para copos de café, para o lápis ou caneta? Ficaram o tempo todo “mexendo” no notebook?
Mas talvez uma das razões foi culpa da própria reunião
Aqui estão 10 dicas para fazer suas reuniões produtivas e úteis.
1. Certifique-se de que você realmente precisa de uma reunião.
Nunca use reuniões para fazer anúncios de rotina ou como um substituto para a ação. Não se consegue nada.
Mova os anúncios e informações de rotina, "apenas para que todos saibam" tais como relatórios, status, ou qualquer outra coisa para outro lugar, por exemplo, para a intranet, quadro de avisos ou distribuição via e-mail.
Mantenha as reuniões para assunto relevantes e que tenham necessidade de discussão e decisões que precisam que as pessoas envolvidas estejam lá. E, se acha que a norma ISO 9001 diz que deve ter uma "reunião de avaliação de gestão", está errado.
2. Verifique se possui uma agenda para cada a reunião.
A agenda é apenas o conteúdo previsto para a reunião: o tema ou temas para discussão. Uma agenda dá às pessoas tempo para se preparar, e ajuda a manter a reunião na linha. Não precisa se ter uma agenda formal, mas não faça uma reunião sem alguma.
3. Alocar tempo para cada item da agenda.
Se não fizer isso, como saberá se está atrasado? Ou manter a reunião no tempo?
4. Atribua um facilitador e um anotador
Em cada reunião, certifique-se que há um responsável para consenso (pessoa facilitando a reunião) e alguém para registrar as ações e decisões. Nunca ter a mesma pessoa tentando fazer as duas coisas. Ninguém pode preencher bem os dois papéis: um deles vai sofrer.
Deve haver alguém que assume a responsabilidade pela reunião.Se não, os resultados serão banais, "sem quaisquer ações acordadas”, ou somente um encontro com a pessoa com mais status (por exemplo, um gerente).
5. Comece esclarecendo a finalidade da reunião e o resultado esperado.
No início da reunião, deve revisar a agenda, e, se necessário revê-la, para que fique clara, tendo um entendimento comum sobre o que a reunião deve alcançar.
6. Mantenha a reunião na linha.
Este é o trabalho do presidente. Reuniões eficazes têm facilitadores eficazes e vale bem a pena desenvolver esta habilidade.
7. Anote as principais decisões e ações: (quem fará o quê e quando?)
A cada item, o presidente deve confirmar o que foi decidido, e deve certificar se o anotador anotou os resultados daquele item. Se não houver uma decisão clara ou ação no mesmo instante, as pessoas certamente não saberão o que foi decidido. As memórias falham.
8. Não assuma acordo em silêncio.
Algumas pessoas são mais lentas ou menos inclinado a falar. Se necessário, o Presidente deve incentivar a participação explícita, por exemplo, solicitar a contribuição específica de pessoas que estiveram em silêncio: "Não temos acordo sobre este ponto?
9. Mantenha o tempo.
Isso significa que deve manter o tempo estabelecido. A boa reunião finaliza quando finaliza o tempo previsto.
10. Circule as ações mais cedo possível após a reunião, dentro de 3 dias no máximo.
Isso faz com que todos se lembrem sobre o que foi acordado, e o que deve acontecer.
