Uma organização precisa definir algum padrão de resolução de problemas, de modo que a liderança pode efetivamente gerenciar outras pessoas na investigação e resolução de problemas. Na resolução de problemas, há quatro passos básicos:
1. 1. Definir o problema
Diagnosticar a situação para que seu foco seja sobre o problema, não apenas seus sintomas. Técnicas úteis nesta fase incluem o uso de fluxogramas para identificar os passos esperados de um processo e de diagramas de causa e efeito para definir e analisar as causas.
Abaixo identificamos os passos-chave para definir os problemas. Estes passos apoia o envolvimento das partes interessadas, o uso de informação factual, a comparação das expectativas à realidade e um foco em causas de um problema. O que é necessário:
- Reveja e documente como os processos atualmente trabalham (quem faz o quê, com que informação, com quais ferramentas, se comunicando como dentro da empresa, em que prazo, etc).
- Avalie o possível impacto de novas ferramentas e políticas revistas no desenvolvimento de um modelo como "o que deveria ser."
2. 2. Gerar soluções alternativas
Adiar a seleção de uma solução até várias alternativas terem sido propostas.
Tendo um padrão com o qual comparar as características da solução final não é o mesmo como definindo o resultado desejado.
Quando tenta construir para os resultados desejados, é muito difícil coletar boas informações sobre o processo.
Considerando múltiplas alternativas podemos melhorar significativamente o valor de sua solução final. Uma vez que a equipe ou indivíduo decidiu "o que deve ser" como modelo, este alvo se torna a base para o desenvolvimento de um roteiro para a investigação de alternativas.
Técnicas de brainstorming e equipe de resolução de problemas são ferramentas úteis nesta fase da resolução de problemas.
Muitas soluções alternativas devem ser geradas antes de se avaliar qualquer uma delas. Um erro comum na resolução de problemas é que as alternativas são avaliadas como são propostas, portanto, a primeira solução aceitável é escolhida, mesmo se não é a melhor. Se nos concentramos em tentar obter os resultados que queremos, nós perdemos o potencial para aprender algo novo que permita a melhoria real.
3. 3. Avaliar e selecionar uma alternativa
Solucionadores de problemas qualificados utilizam uma série de considerações ao selecionar a melhor alternativa. Eles consideram a extensão em que:
- Uma alternativa especial vai resolver o problema sem causar outros problemas imprevistos.
- Todos os indivíduos envolvidos aceitarão a alternativa.
- Implementação da alternativa é provável.
- A alternativa se encaixa dentro dos limites organizacionais.
4. 4. Implementar e acompanhar a solução
Os líderes podem ser chamados a ordenar a solução a ser implementada por outros, "vender" a solução para os outros ou facilitar a implementação, envolvendo os esforços dos outros. A abordagem mais eficaz, de longe, tem sido a de envolver os outros na aplicação como uma forma de minimizar a resistência a alterações subsequentes.
Canais de retorno deve ser construído para a implementação da solução, para produzir a monitorização contínua e ensaio de eventos reais contra as expectativas. Resolução de problemas, e as técnicas usadas para derivar elucidação, só pode ser eficaz em uma organização, se a solução permanece no lugar e é atualizada para responder às mudanças futuras.
